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De acordo com pesquisa realizada pela IBPT, foram publicadas no Brasil 800 normas por dia desde a Constituição da República de 1988. Isso cria um enorme desafio para as empresas que precisam manter a conformidade legal. Como identificar entre as dezenas de milhares de normas das esferas Federal, Estadual, Municipal aquelas que são aplicáveis ao seu estabelecimento, atividades e produtos? Como encontrar e obter o texto de normas legais, interpreta-los e identificar os requisitos a serem atendidos?

Tendo em vista a alta complexidade desta tarefa, a estratégia que vem sendo adotada é a contratação de empresas especializadas, uma vez que manter uma equipe própria necessitaria de grandes quantidades de recursos humanos e financeiros.

IDENTIFICAÇÃO E CONTROLE DOS REQUISITOS LEGAIS APLICÁVEIS

Com o auxílio próximo de uma consultoria as empresas ficam permanentemente atualizadas sobre quais requisitos legais devem atender, como atender e quando atender. São entregues os elementos para a prevenção de riscos jurídicos e de sanções pelo seu descumprimento. Este fornecedor também pode ser considerado vital para que sejam evitadas a perda de tempo e dinheiro com o gerenciamento do atendimento de normas não relacionadas aos negócios ou não aplicáveis.

Uma vez identificados os requisitos legais, como organizá-los e fazer esta informação chegar de forma prática e facilmente entendida pelas equipes responsáveis pelo seu atendimento? Para isso é fundamental ter um software especialmente desenvolvido para esta finalidade, que organize as informações de modo a facilitar o seu acesso e compreensão, considerando o seguinte:

• Os requisitos legais são em grande quantidade, na casa das centenas ou até milhares.
• Novos requisitos são criados e os requisitos existentes são alterados ou revogados constantemente.
• A gestão corporativa exige que se possa comparar várias unidades da empresa quanto à legislação aplicável a cada uma.
• Os gestores precisam ter visibilidade das atividades realizadas pela equipe responsável por acompanhar o atendimento aos requisitos legais, bem como elementos para o seu planejamento.
• Grande parte dos requisitos contém ações a serem realizadas pelo empreendedor que são vinculadas a prazos compulsórios. A sua perda representa riscos de autuações, penalizações e paralisação de atividades.
• Há também requisitos cujo cumprimento requer a sua verificação periódica. Não basta realizar a sua avaliação uma vez, já que ele precisa ser revisitado de tempos em tempos.
• Os requisitos tratam de diversos assuntos diferentes dentro do escopo da proteção ao meio ambiente, por exemplo:
  • Regularização Ambiental
  • Recursos Hídricos
  • Recursos da flora
  • Resíduos Sólidos
  • Emissões atmosféricas
  • Emissões sonoras
  • Espaços ambientais protegidos
  • Produtos químicos
  • Radioproteção
  • Transporte de cargas perigosas

Também é fundamental que a equipe possa contar com suporte especializado em caso de dúvidas, o que dá segurança à equipe sobre como proceder para o cumprimento dos requisitos legais, e evita o desperdício de tempo e dinheiro com ações desnecessárias ou equivocadas.

Para avaliar e evidenciar o cumprimento dos requisitos legais aplicáveis, é necessário um processo bem estabelecido e seguro. É recomendável que cada requisito ou obrigação sejam controlados com relação aos seguintes itens:

• Status de atendimento – Requisito conforme ou não conforme.
• Registros de conformidade – Evidências de atendimento ao requisito.
• Unidades – Unidades da empresa para as quais o requisito se aplica.
• Área – Áreas da empresa para as quais o requisito se aplica.
• Responsável – Pessoas responsáveis pelo atendimento / controle do requisito.
• Próxima avaliação – Agendamento da avaliação periódica do atendimento ao requisito.
• Validação – Validação pelo gestor do controle do requisito.

Todos os requisitos e informações sobre seu atendimento devem ser gerenciados e mantidos em banco de dados permanentemente atualizado e facilmente acessível de qualquer lugar. Considerando que as informações de atendimento à legislação são sensíveis e até confidenciais, o sistema deve contar com um rígido controle de permissões de acesso ser hospedado em servidores seguros.

AUDITORIAS DE CONFORMIDADE LEGAL

Um desafio que se impõe aos gestores das empresas é como garantir que o controle da conformidade legal pela equipe está sendo realizado da maneira correta. Uma segunda verificação do atendimento à legislação é essencial para a segurança e o aperfeiçoamento contínuo da gestão da conformidade legal.

Um olhar externo e imparcial é capaz de trazer à tona problemas e oportunidades de melhoria ocultos e não percebidos pelos que lidam com a questão no dia-a-dia.

Assim, é importante que a empresa passe por auditorias de conformidade legal periódicas, realizadas por equipes externas, com a elaboração um relatório conclusivo com as não conformidades, riscos e oportunidades identificadas.

CONCLUSÃO

A gestão da conformidade legal ambiental corporativa é fundamental para evitar riscos e aproveitar oportunidades, mais especificamente:

• Manter a continuidade dos negócios.
• Prevenir riscos legais para os negócios e seus gestores, tais como a paralisação de atividades, multas e demais sanções civis e penais.
• Evitar que penalidades e consequências jurídicas relacionadas ao descumprimento da legislação recaiam sobre os gestores e seu patrimônio.
• Demonstrar a conformidade legal e a regularidade de suas atividades para quaisquer partes interessadas, tais como clientes, fornecedores, comunidade, poder público, acionistas, etc. (Essa demonstração é cada vez mais necessária por exigências de clientes e para a participação em concorrências).
• Certificar e/ou renovar a certificação de suas atividades, serviços e produtos, conforme a norma ISO 14.001, que inclui a exigência do monitoramento da legislação aplicável.
• Evitar prejuízos com desperdício de tempo e dinheiro decorrentes da adoção de procedimentos equivocados de controle ambiental.
• Aproveitar oportunidades oferecidas pela legislação com vantagens pela adoção de boas práticas ambientais.
• Promover uma imagem empresarial de responsabilidade socioambiental. (“Consumidores verdes” cada vez mais valorizam e se importam com a pegada ambiental nos meios de produção de bens, produtos e serviços).

Quer saber mais sobre a gestão da conformidade legal ambiental corporativa? Baixe gratuitamente o E-Book Os 6 Passos para a Gestão Segura da Conformidade Legal Ambiental.

André Polatscheck

OAB-MG 91.707

Sócio Fundador da GreenLegis Serviços em Sustentabilidade.

Advogado e Auditor, dedica-se há 18 anos à consultoria em requisitos legais e ao desenvolvimento de serviços e sistemas correlatos.