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10/01/24 Tempo de leitura: 2 min Por: Greenlegis

Como homologar fornecedores de forma simplificada com ajuda da tecnologia


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  1. Introdução 
  2. O que é a homologação de fornecedores
  3. Qual a importância da homologação de fornecedores
  4. O papel do compliance na homologação dos fornecedores
  5. Como fazer a homologação de fornecedores
  6. Como simplificar a homologação de fornecedores com ajuda da tecnologia 

Introdução 

Homologação de fornecedores é o processo pelo qual as organizações realizam a contratação e o monitoramento de fornecedores de produtos e serviços mediante análises de alguns requisitos e condições.

Essas análises podem englobar verificações:

  • de critérios de compliance, como a aderência às políticas e exigências corporativas;
  • de atendimento às legislações e demais normas;
  • de critérios qualitativos, como a qualificação técnica dos profissionais, a qualidade dos produtos, a capacidade de entrega, entre outros.

A homologação, também conhecida como gestão de fornecedores ou gestão de terceiros, é de extrema importância para corporações que buscam: 

  • reduzir riscos legais (multas e outras sanções governamentais); 
  • evitar a interrupção da cadeia de produção, perdas e quebras de contratos; 
  • melhorar a qualidade dos serviços e produtos adquiridos; 
  • agregar valor aos negócios; 
  • evitar danos à reputação; 
  • promover boas práticas corporativas de responsabilidade social, governança e ambiental (ESG); 
  • manter bom relacionamento com fornecedores e prestadores de serviço responsáveis e idôneos. 

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A homologação de fornecedores segue algumas etapas, mas uma fundamental é a análise de compliance, termo advindo do verbo em inglês “to comply” cuja tradução é “cumprir” ou “estar de acordo”. Ela diz respeito a uma série de processos para verificação da conformidade legal e do cumprimento de outras normas (políticas internas, exigências contratuais etc.) por parte das organizações.

A homologação de fornecedores tem cada vez mais ganhado força em grandes, médias e pequenas empresas que: 

  • estão por dentro das discussões sobre suply chain management (gestão da cadeia de suprimentos), que aborda a importância e os impactos de contratar fornecedores qualificados; 
  • estão comprometidas com a jornada ESG, ou seja, seguem uma agenda de boas práticas sociais, de governança e de sustentabilidade ambiental. 

A seguir, saiba mais a homologação de fornecedores e qual o papel do compliance nesse processo. 

Veja como homologar fornecedores de forma fácil com ajuda da tecnologia 

O que é a homologação de fornecedores

Homologação de fornecedores, aprovação ou homologação de terceiros são nomes para um processo de contratação e monitoramento de fornecedores mediante análises prévias e periódicas de alguns critérios.

Esses critérios são estabelecidos pelas organizações contratantes para verificar a conformidade dos fornecedores com relação a normas legais, políticas internas e demais exigências.

A homologação não é restrita a pessoas jurídicas, mas também acontece na contratação de força de trabalho de terceiros e até de prestadores de serviço – pessoa física.

Mudanças recentes na legislação trabalhista possibilitaram que as empresas intensificassem a contratação de profissionais autônomos de forma direta ou por intermédio de outras empresas, incluindo a terceirização de atividades fim. 

O processo de homologação deve ser contínuo e se manter durante a vigência do relacionamento com os fornecedores (o que é fundamental para garantir que o nível de atendimento aos  requisitos atestado no início do contrato seja mantido).  

Ela pode ser realizada inclusive para qualificação dos fornecedores já contratados, como uma forma de validar o cumprimento de exigências legais e de demais aspectos críticos por parte dos terceiros que já fornecem produtos ou serviços para as organizações (o que é comum em empresas em fase de crescimento, por exemplo, que desejam começar a promover ações ESG).  

Qual a importância da homologação de fornecedores 

A homologação de fornecedores é realizada com o intuito de garantir segurança, qualidade, eficiência e transparência no fornecimento de materiais e serviços

Estabelecer requisitos para contratar e monitorar fornecedores, o que faz parte do processo de homologação, respalda as empresas de: 

  • eventuais interrupções na cadeia de produção; 
  • acidentes de trabalho e/ou ambiental; 
  • baixa qualidade dos produtos e serviços fornecidos; 
  • responsabilização por  degradação/danos ambientais;
  • prejuízos financeiros. 

Uma organização pode ter problemas sérios se, por exemplo, comprar insumos de empresas que desmatam áreas protegidas por Lei ou que despejam esgoto sem tratamento em rios. As consequências podem variar de uma queda da reputação à aplicação de penalidades, como multas vultosas e/ou interrupção temporária ou definitiva das atividades da corporação. 

Ao colocar a homologação de fornecedores em prática, as empresas conseguem: 

  • reduzir riscos legais; 
  • proteger sua reputação junto à sociedade e ao mercado; 
  • respaldar o bem-estar e a saúde de seus funcionários; 
  • garantir o pleno funcionamento da sua cadeia de produção; 
  • promover boas práticas de responsabilidade social, sustentabilidade corporativa e governança.

O papel do compliance na homologação dos fornecedores 

compliance é justamente o que guia a homologação dos fornecedores, já que é o processo de verificação da conformidade dos terceiros com relação a questões jurídico-trabalhistas, ambientais, financeiras e às políticas internas das corporações. 

Ao realizar a análise de compliance, as organizações verificam se estão contratando empresas ou prestadores de serviço que estão de acordo com os padrões e exigências internas (da própria organização) e externas (normas legais, acordos, termos de compromisso etc.). 

Muitas organizações, por exemplo, são certificadas em normas ISO (padrões internacionais de qualidade, segurança, meio ambiente, entre outros), que determinam o estabelecimento de controles efetivos até com relação aos fornecedores contratados.

A Norma ABNT ISO 9001:2015, por exemplo, determina em seu item 8.4.1 que:

 “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos. A organização deve reter informação documentada dessas atividades e de quaisquer ações necessárias decorrentes das avaliações”.

Na homologação de fornecedores, o compliance que tem o papel de verificar se esses requisitos e normas estão sendo seguidas. 

Como fazer a homologação de fornecedores 

Homologar fornecedores demanda planejamento estratégico e estabelecimento de processos, que variam de acordo com as necessidades de cada organização. 

Homologue os fornecedores da sua organização com menos trabalho e em menos tempo! 

No geral, as etapas comuns para homologar um fornecedor são: 

Cadastro > Avaliação > Homologação > Monitoramento 

Passo 1 – Cadastro 

 

O Cadastro de um fornecedor diz respeito à coleta e ao registro de dados dos fornecedores

Nesse momento, é fundamental obter a maior quantidade de dados possível, uma vez que eles serão usados para fins de comparação e em verificações de cumprimento dos requisitos para homologação. 

Os dados podem ser preenchidos diretamente pela organização contratante ou pelo próprio fornecedor, o que demanda a estruturação de uma tecnologia de receber e armazenar informações.  

É importante já ter em mente quais são os requisitos para homologação dos fornecedores, o que impacta diretamente na delimitação de quais dados serão necessários.  

Confira alguns dados que podem ser coletados no momento do cadastro dos fornecedores: 

  • Informações básicas sobre o fornecedor (CNPJ ou CPF, endereço, inscrição estadual, categorias de prestação de serviços ou produtos); 
  • Dados financeiros ou informações bancárias; 
  • Informações de contato dos fornecedores.

Informações detalhadas sobre o produto/serviço que se pretende adquirir (tipo de produto, valor, especificações técnicas, forma de transporte e muito mais).

Passo 2 – Avaliação 

Na avaliação, as organizações verificam se os fornecedores cumprem os requisitos estabelecidos para homologação. É o momento de fazer a análise de compliance detalhada. 

Os requisitos são exigências legais ou critérios internos da organização, cuja validação evidencia se os fornecedores estão aptos para prestar serviços ou fornecer produtos e se não representam riscos às contratantes. 

Eles podem ser divididos em: 

Requisitos legais: exigências que as organizações devem cumprir, estabelecidas por leis e demais normas legais ou órgãos reguladores. São critérios básicos para contratação de qualquer fornecedor, já que evitam a permanência daqueles que possuem irregularidades que podem gerar multas e outros problemas para as organizações. 

Requisitos internos: exigências da própria organização (oriundas de políticas ESG ou relacionadas) que variam de acordo com as necessidades específicas da corporação ou do setor no qual ela está envolvida. 

O Módulo Fornecedores da GreenLegis informa de forma simplicada todos os requisitos legais que seus fornecedores precisam seguir! Saiba mais.

No momento da avaliação, é necessário: 

  • averiguar se os fornecedores atendem a cada um dos requisitos internos e externos; 
  • verificar se os documentos para comprovação do cumprimento das exigências são válidos. 

Passo 3 – Homologação 

Depois da avaliação, é o momento de homologar os fornecedores qualificados. Ou seja: aprovar os mais bem colocados de acordo com a análise de compliance e avaliação de critérios e seguir para a contratação (ou manter o fornecedor contratado, no caso de o processo ser para qualificação de fornecedores). 

É importante que todos os fornecedores e suas respectivas avaliações sejam armazenadas em alguma base de dados, caso seja necessária alguma consulta futura para verificar outros fornecedores que também possam prestar os mesmos serviços ou fornecer os mesmos produtos. 

Uma das grandes reflexões da gestão da cadeia de suprimentos é sobre os impactos de uma possível interrupção no fornecimento, então as organizações precisam estar preparadas para eventuais imprevistos. 

É importante ter em mente que problemas podem acontecer com os fornecedores e que todas as organizações, independentemente de seu ramo de atuação, devem ter planos de ação para contornar essas adversidades. 

Passo 4 – Monitoramento  

A fase do monitoramento garante que a qualidade comprovada no momento da homologação dos fornecedores se mantenha enquanto o contrato estiver ativo.  

Monitorar fornecedores significa verificar periodicamente a validade dos documentos apresentados na análise de compliance, cobrar as devidas renovações e adequar o escopo das exigências da análise de compliance às mudanças que ocorrerem com a organização contratante ou com o fornecedor. 

Pode acontecer, por exemplo, de a empresa fornecedora alterar o vínculo de trabalho com seus contratados e isso exigir uma adequação com relação a legislação trabalhista, o que precisa ser monitorado.  

Por isso é importante que haja um canal aberto entre as organizações e seus fornecedores, que devem ser sempre instruídos a comunicar as mudanças o mais rápido possível. 

Como simplificar a homologação de fornecedores com ajuda da tecnologia 

Organizações de todos os portes e áreas de atuação, públicas ou privadas, podem homologar seus fornecedores de forma totalmente online e em menos tempo com o Módulo Fornecedores do Sistema GreenLegis! 

Ele permite: 

Realizar o cadastro de milhares de fornecedores – o Sistema possui cadastro com preenchimento automático de informações com dados da Receita Federal! 

Avaliar se os fornecedores cumprem as exigências da legislação – acesse, de forma simplificada, todos os requisitos legais aplicáveis aos fornecedores e crie requisitos próprios. 

Homologar fornecedores – aprove os fornecedores mais bem qualificados, que são avaliados automaticamente pelo Sistema com base em critérios pré-estabelecidos pela sua organização. 

Monitorar os fornecedores homologados – acompanhe um calendário com as datas de vencimento de documentos e demais pendências dos fornecedores cadastrados.


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